RSVP-E-Mails und Erinnerungen gestalten
E-Mail-Templates bestimmen die Nachrichten während Anmeldung und Antwortverwaltung. Jedes Template hat einen Typ und wird im passenden Feld eines RSVP-Templates ausgewählt.
Die passende Nachricht wählen
| Typ | Wann sie verwendet wird |
|---|---|
| Double-Opt-In (DOI) | Fordert zur Bestätigung der E-Mail-Adresse auf. |
| Dankes-E-Mail | Folgt nach der Bestätigung des Double-Opt-Ins. |
| Bestätigung Anmeldung | Bestätigt eine Anmeldung ohne Double-Opt-In. |
| Bestätigung Änderung | Bestätigt eine geänderte RSVP-Antwort. |
| Event-Update | Informiert bei einem veröffentlichten Event-Update, wenn du die Benachrichtigung auswählst. |
| Magic Login Link | Öffnet den Zugang zur persönlichen Antwortverwaltung. |
| Erinnerung | Erinnert vor dem Event, wenn eine Erinnerung eingestellt wurde. |
| Erneute Anmeldung / Falscher Absender | Hilft bei wiederholter Anmeldung oder einer Kalenderantwort von einer anderen E-Mail-Adresse. |
Template erstellen
- Öffne Templates → E-Mail und erstelle ein Template.
- Wähle Typ und Internen Namen, etwa „Webinar-Bestätigung — Deutsch“.
- Lade über den Button neben der Typauswahl die Standardinhalte.
- Passe Betreff, Überschrift, Inhalt und Button-Text an die Nachricht an.
- Wähle Farben und Schrift und speichere.
Die Standardtexte helfen dir, den Zweck jeder Nachricht zu erhalten. Eine Anmeldebestätigung soll deutlich machen, dass die Anmeldung abgeschlossen ist. Eine DOI-E-Mail muss dagegen klar zur noch nötigen Bestätigung auffordern.
Mit einem RSVP-Formular verbinden
Öffne das RSVP-Template und den Bereich E-Mail-Templates. Wähle dein gespeichertes Template im Feld des passenden Nachrichtentyps und speichere das RSVP-Template.
Ein E-Mail-Template wird durch seine Erstellung noch nicht mit einem Event verbunden. Für nicht angepasste Nachrichtentypen bleiben die Standardnachrichten aktiv. Das Erinnerungsfeld ist relevant, wenn X Tage vorher Erinnerung senden eingestellt ist.
Absender und Antwortadresse festlegen
Von: Name ist der angezeigte Absendername. Antwort an legt fest, wohin Antworten der Teilnehmer gehen. Beides richtet nicht das eigentliche Versandpostfach ein.
Den E-Mail-Absender legt ein Administrator unter Einstellungen → Technisches fest. Eine eigene Versandadresse erfordert SMTP-Daten deines E-Mail-Anbieters. Bitte den Verantwortlichen für eure E-Mails, diese einzurichten.
Vor der breiten Verwendung testen
Die Testaktion im Template-Editor sendet eine Vorschau an die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers. Teste anschließend auch die vollständige Anmeldung bei einem Event, das dieses RSVP-Template verwendet.
Prüfe Betreff, Lesbarkeit, Button-Text, Antwortadresse und Darstellung auf dem Smartphone. Änderungen an einem gemeinsam verwendeten E-Mail-Template können sofort alle verbundenen RSVP-Templates betreffen. Erstelle für eine einzelne Abweichung ein separates Template.